TUGAS 2 *SOFTSKILL*

Nama  : Venta Oktavia Tilukay

Kelas   : 3PA17

NPM    : 1A514990

A.     PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

1.      Pengertian Struktur Organisasi.

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284).

Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169).

Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128).

Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau aktivitas yang beraneka ragam yang dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja (Suranto, 2005: 85)

2.      Fungsi Manajemen.

terdiri atas 4 fungsi yang utama, yaitu : Planning ( fungsi perencanaan ), Organizing ( fungsi pengorganisasian ), Directing ( pengarahan ), Controlling ( pengendalian ).

2.1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya. Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

-          Kegiatan Fungsi Perencanaan

·         Menetapkan arah tujuan dan target bisnis

·         Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut

·         Menentukan sumber daya yang dibutuhkan

·         Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

-          Manfaat Fungsi Perencanaan

·         Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama

·         Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi

·         Memudahkan pengawasan

·         Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

2.2  Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang

dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.
Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

-          Manfaat Organizing

·         Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan

·         Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas

·         Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

-          Fungsi Organizing

·         Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana

·         Adanya pembagian tugas yang jelas

·         Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

2.3  Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

·         Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.

·         Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan

·         Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

2.4  Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan. Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

·         Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan

·         Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan

·         Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

3.      Struktur Organisasi Fungsional, dan Divisional

3.1     Fungsional

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor.

v  Keunggulan Fungsional 

ü  Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis

ü  Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan

ü  Kemajuan karier dalam departemen fungsional

ü  Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak

ü  Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi

ü  Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

v  Kelemahan Fungsional 

ü  Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk

ü  Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi

ü  Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan

ü  Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat

ü  Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan

ü  Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan

3.2 Divisional 

Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan

v  Keunggulan Divisional 

ü  Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil

ü  Memperhatikan kebutuhan konsumen

ü  Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional

ü  Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk

ü  Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional

ü  Pengembangan keterampilan manajemen umum

v  Kelemahan Divisional 

ü  Duplikasi sumberdaya lintas divisi

ü  Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi

ü  Koordinasi yang buruk lintas divisi

ü  Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak

ü  Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

4.      Contoh Kasus Organisasi Struktur Fungsional, dan Divisional.

4.1 Kasus Struktur Fungsional

Berikut adalah tugas dari masing-masing bagan: 

1.      Manajer : Memiliki tanggung jawab pada satu bagian fungsional perusahaan atau organisasi saja dan tidak ikut campur pekerjaan fungsional pada bagian lain.

2.      Supervisor : Melakukan supervisi terhadap para staf pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari. Supervisor adalah level kepemimpinan yang tidak boleh membuat kebijakan yang bersifat strategis, tapi hanya menerjemahkan dan meneruskan kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan secara efektif dan produktif.

3.      Sekertaris: Tugas-tugas yang biasa digunakan antara lain sebagai berikut :

-          Membuka surat

-          Menerima dikte

-          Menerima Tamu

-          Menerima Telepon

4.      Administrasi: Melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layanan administrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.

5.      Editor: Melakukan pengeditan atau penyuntingan suatu naskah

6.      Proofreader: Orang yang bekerja untuk membaca ulang teks untuk mendeteksi dan mengoreksi kesalahan menulis.

7.      Penulis: Membuat cerita atau menyusun rangkaian kalimat-kalimat menjadi sebuah pernyataan ataupun cerita.

8.      Desain Sampul: Mendesain cover untuk sebuah buku yang akan dibuat.

4.2  Contoh kasus Organisasi Divisional.

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur divisional, yaitu: Wal-Mart Stores, Inc, yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringandepartment store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan publik terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi struktur organisasi yang terdiri dari beberapa divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya.

B.     ACTUATING

1.      Actuating Dalam Manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

2.   Pentingnya Actuating dalam Manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3.      Prinsip Actuating dalam Manajemen

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.  Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :

1.      Prinsip mengarah kepada tujuan

2.      Prinsip keharmonisai dengan tujuan

3.      Prinsip kesatuan komando

Referensi         :

http://www.scribd.com/doc/109143274/Buatlah-Struktur-Organisasi-Fungsional

https://www.scribd.com/doc/257853135/FUNGSI-MANAJEMEN-pdf

anahuraki.lecture.ub.ac.id/files/2012/12/Bab.-14-Perancangan-Struktur.pdf
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/30982/4/Chapter%20II.pdf